Crie Metas Reais

É comum desejarmos que o dia tivesse 30 horas para podermos executar todas as nossas tarefas, porém, ele tem apenas 24 horas. Por isso, precisamos definir nossas metas de tal forma que seja possível realizá-las nesse período.

Estabelecer uma quantidade irreal de metas pode causar desapontamento por não conseguirmos cumpri-las, além de nos deixar estressados e sobrecarregados.

Uma forma de evitar que isso ocorra, é criar uma lista semanal de tarefas e dividi-las no decorrer da semana, considerando o tempo necessário para realizá-las.

No caso de trabalhos que requeiram mais de uma ação eles serão denominados Projetos, que devem ser geridos de forma própria.

       Gestão de um Projeto (Road Map)

1-  Definir o Objetivo do Projeto e nomeá-lo (ex. Construção de uma residência), depois dividi-lo em tarefas

Ou seja, determinar qual a Meta a ser alcançada, e definir tudo que será necessário para conseguir finalizar o projeto.

Listar detalhadamente quais são as tarefas necessárias para atingir a meta (ex. escolha do terreno, planejamento, seleção de profissionais, alvenaria, estrutura, instalações elétrica e hidráulica, laje e telhado, acabamento...)

2-  Esse é o momento para decompor o projeto em partes menores, pequenos blocos de entrega, que comporão os pacotes de trabalho, um conjunto de atividades relacionadas.

Para uma boa visualização do processo, isso deve ser feito de forma visual, através de diagramas, listas, post its, ou outra forma preferida por você para a visualização do trabalho.

Cada bloco terá um responsável a quem todas as pessoas envolvidas no processo deverão se reportar e que deverá delegar as tarefas a serem executadas e cobrar os resultados.

3-  Distribuir as tarefas no tempo

Definir a cronologia das tarefas e quanto tempo terá cada uma delas, estipular a duração de cada atividade para que elas sejam executadas a tempo da entrega do projeto, respeitando o tempo que elas precisam para serem concluídas.

A cronologia também é extremamente importante (ex. na colocação de pisos em uma casa eles precisam estar colocados - atividade predecessora, para que o rejunte possa ser aplicado - tarefa sucessora).

O cronograma serve para sequenciar as atividades. Ele faz através de uma análise da relação que elas têm entre si, organizando-as de uma forma lógica, ou seja, respeitando aquelas que precisam ser executadas primeiro (as predecessoras) e aquelas que devem ser executadas depois (as sucessoras). Por exemplo: na colocação de pisos em uma casa eles precisam estar colocados (atividade predecessora) para que o rejunte possa ser aplicado (tarefa sucessora).

4-  Dimensionar recursos

Através de um bom gerenciamento de recursos se consegue produzir otimização e eficiência para evitar falhas, dependência de recursos para conclusão de tarefas, criar transparência e fornecer uma rede de segurança durante a execução do projeto.

Identifique e liste todos os recursos necessários, tanto os financeiros quanto os humanos.

5-  Executar o trabalho

Após esses procedimentos serão definidas as tarefas prioritárias, que poderão ser agendadas de forma que seja possível executá-las com calma, previsão e eficiência. E esse tipo de organização é tão útil para as empresas quanto para uma pessoa em seu trabalho, na organização doméstica ou para um estudante.