Como Organizar E-mails no Gmail

E-mail do Gmail

Todos recebemos um grande volume de e-mails diariamente, e se deixarmos de olhá-los um dia sequer, irão se acumular rapidamente fazendo com que levemos muito tempo para analisá-los depois, o que pode atrapalhar nossa produtividade no período, além de corrermos o risco de não ver uma mensagem importante.

Como os e-mails são a principal forma de comunicação com o mundo atualmente, organizá-los é essencial para conseguirmos nos relacionar com as pessoas e empresas de forma eficiente.

Inicialmente é necessário manter uma divisão entre o E-mail pessoal e o de trabalho.

Separe 15 minutos diariamente para realizar a triagem de suas mensagens, separando-as para

1-  Fazer – Havendo uma ação a ser tomada, use o Marcador adequado para seu acompanhamento

2-  Excluir – Se ao verificá-lo você decidir que não irá precisar revê-lo, apague imediatamente,

3-  Adiar – No caso em que houver necessidade de aguardar algo para dar uma resposta ao e-mail, você poderá adia-lo.

Crie também pastas por assuntos em sua caixa de entrada, como

1-  Emails Urgentes

2-  Newsletters

3-  Mensagens a serem arquivadas

4-  Material a ser lido

E aplique marcadores a todos os e-mails a serem arquivados, de tal forma que fique fácil você localiza-los a qualquer momento, e verifica-los periodicamente, analisando se precisa remove-los ou mantê-los. Você poderá aplicar marcadores diversos como:

1-  Trabalho

2-  Viagens

3-  A Pagar

4-  A Receber...

Veja a seguir como organizar seus e-mails no Gmail.

É possível aplicar vários marcadores coloridos e filtros a uma mensagem, e para encontrá-los basta clicar neles.

Para Criar um Marcador

1- Criar Marcadores

No computador, acesse o Gmail,

À esquerda, role para baixo e clique em Mais

Clique em Criar Novo Marcador

Dê um nome ao Marcador

Clique em Criar

2- Marcar mensagens na sua Caixa de Entrada

No computador, acesse o Gmail,

Selecione as mensagens,

Na parte de cima, clique em Marcadores

Selecione um Marcador ou crie um novo.

Nota: para aplicar um marcador a várias mensagens ao mesmo tempo, marque as caixas à esquerda

3- Criar um Filtro

Abra o Gmail

Clique em Mostrar Opções de Pesquisa na caixa de pesquisa.

Digite os critérios de pesquisa. Para confirmar que a pesquisa está funcionando, clique em Pesquisar para ver quais e-mails aparecem.

Clique em Criar Filtro na parte inferior da janela de pesquisa.

Selecione o que você deseja que o filtro faça.

Clique em Criar Filtro.

Nota: Somente as novas mensagens serão afetadas quando você criar um filtro para encaminhar mensagens. E quando alguém responder uma mensagem filtrada por você, a resposta só será filtrada se corresponder aos mesmos critérios de pesquisa.

Marcar e-mail para acompanhamento

1- Marcar um e-mail com estrela para destacá-lo

Abra o Gmail no computador.

Clique na estrela      na Caixa de Entrada. Se a mensagem estiver aberta clique em Mais > Adicionar Estrela.

Sendo possível usar várias estrelas, continue clicando no ícone até ver a estrela que você deseja usar.

2- Acessar e-mails com estrela.

Abra o Gmail no computador

Clique em Com Estrela no lado esquerdo da página. Se for necessário, clique em Mais primeiro.

Nota: para encontrar mensagens com estrela, você também pode usar operadores de pesquisa no Gmail.

      Para encontrar todas as mensagens com estrela, digite “is:starred”

      Para encontrar mensagem com uma estrela específica, digite has: seguido pelo nome da estrela. Os nomes são baseados nas opções de estrelas em uso no momento:

ü  has:yellow-star

ü  has:orange-star

ü  has:red-star

ü  has:purple-star

ü  has:blue-star

ü  has:green-star

ü  has:red-bang

ü  has:orange-guillemet

ü  has:yellow-bang

ü  has:green-check

ü  has:blue-info

ü  has:purple-question

3- Adiar um e-mail para depois

Acesse o Gmail no computador.

Aponte para o e-mail.

Clique em Suspender.

Escolha em qual dia e horário você deseja receber o Email.

4- Para adiar várias mensagens:

Selecione as mensagens.

Clique em Suspender na parte de cima.

Caso não encontre a opção “Adiar”, clique em Mais Adiar.

Nota: Para aplicar um marcador a várias mensagens simultaneamente, marque as caixas à esquerda das mensagens e escolha um marcador acima da Caixa de Entrada.

Salvar Anexos

Acesse o Gmail,

Abra uma Mensagem

Passe o cursor sobre o anexo na parte inferior da mensagem

Clique em Adicionar ao Drive.

Nota: não é possível adicionar determinados anexos no Google Drive. 

Remover E-mails Irrelevantes

1-  Ocultar conversas não importantes

Se você não desejar ver mais mensagens em uma conversa, você pode ignorar a conversa para que as respostas ignorem a caixa de entrada e sejam exibidas diretamente no arquivo clicando em Ignorar Conversas.

2-  Ignorar conversas de e-mail

Abra o Gmail no seu computador

Abra a mensagem desejada

Clique Mais na parte superior. Clique em Mute ou Unmute.

Nota: Para silenciar a mensagem no teclado, clique M.

3- Remover Spam

Denunciar mensagens de spam, mover mensagens para a caixa de spam e bloquear remetentes.

4- Denunciar spam

Abra o Gmail no computador.

Selecione um ou mais e-mails.

Clique em Denunciar spam .

5- Bloquear remetentes 

Abra o Gmail no computador.     

 Abra a mensagem do remetente.

 No canto superior direito, clique em Mais .

 Clique em Bloquear "{remetente}" ou Desbloquear "{remetente}".

Arquivar E-mails

1- Arquivar e-mails

Abra o Gmail no computador.

Abra a mensagem que você quer arquivar.

Na parte superior, clique em Arquivar.

Nota: Para arquivar várias mensagens, clique na caixa ao lado de cada mensagem  Arquivar.

 Para arquivar uma mensagem com atalhos do teclado, pressione E.

2- Encontrar e-mails arquivados

Importante: quando você pesquisa no Gmail, seus resultados incluem mensagens arquivadas. 

Abra o Gmail no computador.

À esquerda, clique em Mais.

Clique em Todos os e-mails.

Nota: se você não vir Todos os e-mails ou Lixeira, role até o final da barra lateral esquerda e clique em Mais.

4-  Mover os e-mails arquivados de volta para sua caixa de entrada

Abra o Gmail no seu computador

Encontre a mensagem arquivada.

Clique na caixa próxima à mensagem.

Clique Mover para a Caixa de Entrada na parte superior.

Excluir E-mails

Mover mensagens para a lixeira: Se você não encontrar a opção "Lixeira", no menu principal, clique em MaisLixeira. As mensagens na lixeira são excluídas automaticamente após 30 dias. 

1-  Excluir e-mails 

No computador, acesse o Gmail.

Marque a caixa à esquerda de cada mensagem que você quer remover.

Na parte de cima, clique em Excluir .

Nota: se você não vir Todos os e-mails ou Lixeira, role até o final da barra lateral esquerda e clique em Mais.

2-  Excluir várias mensagens

No computador, acesse o Gmail.

Selecione a caixa de entrada à esquerda, um marcador ou outra categoria.

No canto superior esquerdo, acima das mensagens, marque a caixa "Selecionar". 

Nota: Você vai encontrar uma notificação que mostra o número de conversas selecionadas. Para selecionar todas as mensagens, clique no link da notificação.

Na parte de cima, clique em Excluir .

3-  Excluir e-mail definitivamente

Acesse o Gmail no computador. 

À esquerda, clique em Mais  Lixeira.

Marque a caixa à esquerda de cada mensagem que você quer remover permanentemente.

Na parte de cima, clique em Excluir definitivamente.

Nota: para remover todas as mensagens da lixeira, clique em Esvaziar lixeira agora na notificação.

4-  Recuperar e-mails da lixeira

Acesse o Gmail no computador. 

À esquerda, clique em Mais  Lixeira.

Marque a caixa à esquerda de cada mensagem que você quer recuperar.

Na parte de cima, clique em Mover para .

No menu "Mover para", escolha onde você quer colocar as mensagens.

Para ver mais detalhes, consulte a Caixa de Ajuda do Gmail, no Google Help

Com a caixa de e-mail organizada, fica mais simples e rápido otimizar o tempo, trazendo benefícios para todas as áreas de nossas vidas.